نرم‌افزار مایکروسافت اکسل که یکی از نرم‌افزارهای مجموعه‌ی آفیس است، از قدرتمندترین و کاربردی‌ترین نرم افزارهای آفیس در حسابداری است. این نرم‌افزار، از نرم‌افزارهای صفحه گسترده است و از سطر و ستون‌های آن در انجام محاسبات استفاده می‌شود.

در این مقاله از مرکز آموزش مهارتی انتخاب می‌خواهیم به بررسی کاربرد نرم‌ افزار اکسل در حسابداری بپردازیم. در این مقاله موارد زیر بررسی خواهند شد: یکی از مواردی که همواره در آموزش حسابداری مورد توجه بوده و هست، تبیین کاربردهای اکسل در پروسه ی عملیات حسابداری می‌باشد. تسلط بر نرم افزار مایکروسافت اکسل، لازمه‌ی ورود به شغل حسابداری است.

همه‌ی افرادی که فارغ التحصیل رشته حسابداری هستند می‌توانند وارد بازار این کار شوند. اما تفاوت آنها با سایرین در مهارت‌های کاربردی آنها می‌باشد. حسابداری که با ارتقا دانش و مهارت خود مشغول به فعالیت می‌شود، قطعا پیشرفت بهتری خواهد داشت. از این رو در طی این مقاله به تشریح برخی از اصلی‌ترین کاربردهای اکسل در حوزه‌ی حسابداری می‌پردازیم.

آموزش حسابداری با اکسل

فرایند حسابداری شامل: جمع آوری، ثبت، طبقه بندی، تهیه گزارش‌ های مالی، خلاصه کردن اطلاعات و صورت حساب‌ ها است. حسابداری، تماما با اعداد و ارقام سر و کار دارد، از این رو مسئولیت های سنگینی بر دوش حسابدار است. کوچک ترین خطا در محاسبات، می تواند خسارات جبران ناپذیری را به شرکت و یا سازمان بزند. نرم افزار اکسل (Excel)، به حسابداران کمک می کند تا خطا های انسانی و محاسباتی را به کمترین حد ممکن برسانند. اکسل نرم افزاری صفحه گسترده است که محاسبات ریاضی را انجام می دهد، نمودار هایی را به صورت گرافیکی به کاربر ارائه می دهد و می تواند جداولی متشکل از اطلاعات ترسیم کند. با استفاده از نمودار ها، جداول و توابع می توان اطلاعات را تجزیه و تحلیل نمود.

کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری

از مهم ترین کاربرد های نرم افزار اکسل در حسابداری، می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• امکان ایجاد نمودار ها و گراف ها بر اساس داده ها و اطلاعات
• امکان لیست کردن رویداد ها و اتفاقات مالی به صورت جداگانه
• امکان مرتب سازی و طبقه بندی داده ها با عناوین مختلف
• تهیه ی انواع گزارشات مالی مانند صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت مغایرت بانکی و … با دقت محاسباتی بالا و خطای کم
• امکان تنظیم جداول لیست حقوق و دستمزد، استهلاک دارایی و …
• امکان کنترل کردن انبار و موجودی آن
• امکان ایجاد داشبورد های مدیریتی و گزارش‌ های تحلیلی و مقایسه‌ ای مانند پیگیری فروش به صورت ماهانه برای هر مشتری
• وجود فرمول ها و توابع از پیش نوشته شده در اکسل و امکان بهره بردن از آن ها
• امکان ایجاد کاربرگ های مهم و کاربردی حسابرسی
• امکان انجام محاسبات مسائل مالی شخصی
• و …

5 دلیل برای استفاده از اکسل در حسابداری:

1. اکسل قدرتمندترین نرم‌افزار است که امتحانش را پس داده است.
2. اکسل محیط ساده و امکانات مفیدی دارد.
3. اکسل قابلیت تحلیل داده‌های پیچیده را دارد.
4. با استفاده از اکسل می‌توانید مقدار زیادی از داده‌ها را در قالب جدول تحلیل کنید.
5. اکسل نرم‌افزار قدرتمندی است که می‌تواند داده‌ها را از چندین منبع دریافت کرده و با سرعت و دقت بالا آن‌ها را ادغام و تحلیل کند.

توابع مهم مالی در اکسل

• SLN: تابع محاسبه هزینه استهلاک به روش خط مستقیم
• SYD: تابع محاسبه هزینه استهلاک به روش مجموع سنوات
• DB: تابع محاسبه هزینه استهلاک نزولی در مدت معین
• FV: تابع محاسبه ارزش آتی سرمایه‌گذاری‌ها
• PV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری – اقساط مساوی
• NPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری
• XNPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری برحسب تاریخ
• PMT: تابع محاسبه اقساط وام
• PPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به اصل وام
• IPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به بهره
• NPER: تابع محاسبه تعداد دوره‌های موردنیاز برای سرمایه‌گذاری
• RATE: تابع محاسبه نرخ بهره
• IRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه‌گذاری
• XIRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه گذاری بر حسب تاریخ
• MIRR: تابع محاسبه نرخ داخلی کارکرد سرمایه
• ACCRINT: تابع محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق
• ACCRINTM: تابع محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق

مزایای آموزش حسابداری با اکسل

• محیط کاربری ساده
• یادگیری و نصب آسان
• هماهنگ بودن با دیگر نرم افزار های مجموعه ی آفیس (office)
• انعطاف پذیری بالا و قابلیت تطابق بالا
• توان بالا در تجزیه و تحلیل داده ها
• قابلیت استاندارد سازی و فرموله کردن فرآیند ها
• استفاده آسان و در دسترس بودن
• امکان تغییر در فرمت بندی
• امکان تهیه و تنظیم دفاتر قانونی
• و …

معایب آموزش حسابداری با اکسل

• امنیت پایین از لحاظ حفاظت از اطلاعات و داده ها در شبکه
• امکانات تحت شبکه ضعیف
• دشواری خطا یابی در فرمول های طولانی
• عدم دستیابی کامل به امکانات و ویژگی های اکسل در گوشی های همراه
• احتمال بالای از دست رفتن داده ها و اطلاعات
• عدم سازگاری فایل های اکسل با سیستم عامل هایی که تحت ویندوز نیستند

چرا آموزش جامع حسابداری در اکسل را یاد بگیریم؟

• اکسل سرعت محاسبات را افزایش می دهد
• اکسل خطا های محاسباتی را به طرز چشم گیری کاهش می دهد
• امکان وارد کردن اطلاعات از نرم افزار های حسابداری به اکسل وجود دارد