اکسس چیست؟ پرسشی است که شما را به دریافت پاسخی واضح و روشن فرامی‌خواند. معمولاً افراد با ورد و اکسل آشنایی بیشتری دارند و شاید ندانند که کاربرد برنامه اکسس به چه صورت است و یا بهترین کاربردهای اکسس چیست.

در این مقاله برای شما توضیح می‌دهیم که اکسس بهترین نرم‌افزار جهت ساماندهی و طبقه‌بندی اطلاعات بسیار حجیم و پیچیده است و برای سازمان‌هایی که ناگزیر به ذخیره اطلاعات فروانی هستند کمک شایانی می‌کند. با آشنایی بیشتر و فراگیری مهارت استفاده از اکسس این سازمان‌ها به‌راحتی داده‌های خود را ذخیره و به هر صورت که بخواهند از آن‌ها استفاده می‌کنند.

نرم افزار access چیست؟

مایکروسافت اکسس (Microsoft Access) یکی از اعضای خانواده Microsoft 365 است و به‌عنوان ابزار قدرتمند برای کاربران تجاری شناخته می‌شود. اکسس تشابه زیادی به مایکروسافت اکسل دارد و در جهت نمایش و ویرایش اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد، با این تفاوت که اکسس ابزاری قدرتمند‌تر است و می‌توان دیتاهای بیشتری را از طریق آن مدیریت کرد.

کاربرد اکسس به طور خلاصه

هر یک از ما ممکن است شرایطی را تجربه کرده باشیم که بخواهیم حجم زیادی از اطلاعات مهمی را درجایی مطمئن ذخیره کنیم. اگر آموزش کار با محیط ورد را دیده باشید ورد گزینه خوبی می‌تواند باشد اما اگر اطلاعات زیاد باشد و از طرف دیگر بخواهیم دسترسی سریعی به آن داشته باشیم اکسس بهترین انتخابی است که در دسترس ما قرار دارد. از مهم‌ترین مزایایی که اکسس دارد دست‌یابی سریع به داده‌ها، طبقه‌بندی، سازمان‌دهی و حتی ویرایش داده‌ها است.

البته ممکن است برخی اکسل را ترجیح دهند زیرا کاربرد نرم افزار اکسل برای آنها بیشتر است اما آیا تابه‌حال به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا اکسس نه؟ یا اصلاً اکسس چیست؟ اکسل قطعاً نرم‌افزار پرکاربرد و بسیار مفیدی است اما در مقایسه با اکسس شاید خیلی کارایی نداشته باشد.

همان‌طور که پیش ‌از این گفتیم در مواردی که حجم داده‌ها بسیار زیاد است. وگرنه برای داده‌های کم، اکسل کفایت می‌کند. شاید لازم باشد که در اینجا برخی از تفاوت‌های این دو برنامه آفیس را باهم مرور کنیم. در درجه اول اگر تعداد داده‌های شما زیاد است و ممکن است به عدد هزار یا بالاتر برسد قطعاً اکسس محیط بهتری برای ذخیره آن‌هاست نسبت به اکسل.

درصد خطا در اکسس به ‌مراتب کمتر از اکسل است. قطعاً هنگامی‌که با حجم زیادی از داده‌ها مواجه می‌شوید ممکن است درصد خطا هم افزایش یابد. برای مثال داده‌های تکراری، داده‌های ناقص و … دسته‌بندی اطلاعات را با مشکل مواجه می‌کند ولی اکسس تا جایی که امکان‌پذیر است این نواقص را برطرف می‌کند.

از طرف دیگر ممکن است در ورود اولیه داده‌ها برخی مسائل و فاکتورها فراموش شود و در انتهای کار به خودتان بیایید و متوجه شوید که فیلدها یا رکوردهایی را از قلم انداخته‌اید. جای نگرانی ندارد. اکسس به شما فرصت می‌دهد به‌محض یادآوری نکات ازقلم‌افتاده جدول یا فیلد جدیدی را اضافه کنید.

کاربردهای اکسس به طور مفصل

اکسس (Access) امکانات مختلفی برای انواع مختلف پایگاه داده ارائه می دهد. می توانید از اکسس برای توسعه انواع برنامه ها استفاده کنید:

• برنامه های شخصی
• برنامه های تجاری کوچک
• برنامه های اداری
• برنامه های گسترده
• برنامه های فرانت-اند (سمت کاربر) برای پایگاه داده های کلاینت/سرور
• برنامه های وب

۱-بستر توسعه برای برنامه های شخصی

در سطح مقدماتی می توانید از اکسس برای توسعه سیستم های مدیریت بانک های اطلاعاتی ساده و شخصی استفاده کنید. نکته ای که باید مراقب باشید اینه که استفاده از اکسس به طور فریبنده ای آسان به نظر می رسد. ویزاردهای فوق العاده داخلی اکسس آن را به محصولی تبدیل کرده که هر کسی می تواند از آن استفاده کند. پس از گذراندن یه سری مراحل و سوالات در ویزارد، برنامه ساخته می شود و به راحتی می توانید به قسمت های مختلف برنامه، صفحه های ورود داده، گزارش ها و جدول های پشتیبان دسترسی داشته باشید.

در حقیقت وقتی مایکروسافت برای اولین بار اکسس را منتشر کرد، افراد زیادی معتقد بودند که کار برنامه نویس و یا مربی کامپیوتر کم اهمیت نشان داده شده چون به نظر می رسید هر کسی می تواند با استفاده از اکسس یک برنامه پایگاه داده بنویسد. گرچه می توان ساده ترین برنامه های اکسس را بدون هیچ ایده طراحی و خیلی ساده تولید کرد اما بیشتر برنامه ها حداقل به کمی طراحی و تغییرات برای سفارشی سازی نیاز دارند.

اگر کاربر نهایی نیستید و نمی خواهید زمان زیادی برای یادگیری پیچیدگی های اکسس بگذارید پس استفاده از ویزاردهای اکسس برای تولید برنامه های شخصی، شما را راضی خواهد کرد. می توانید بعضی از قسمت هایی که با ویزارد ساخته شده را تغییر دهید و مشکلی هم پیش نیاد. این زمانی است که می خواهید یک برنامه شخصی را سفارشی کنید بدون اینکه دانش پایه مناسبی داشته باشید.

۲-بستر توسعه برای برنامه های تجاری کوچک

اکسس یک پلتفرم و بستر عالی برای ساخت و توسعه برنامه ای است که یک تجارت کوچک را اداره کند. با ویزاردهای آن می توانید به سرعت و به راحتی، پایه و اساس برنامه را بسازید. امکان ساخت ماکرو و ماژول های کد به کاربران و توسعه دهندگان حرفه ای امکان می دهد تا کتابخانه ای از کدها با قابلیت استفاده مجدد بسازند و همچنین امکان اضافه کردن کد به فرم ها و گزارش ها باعث می شود تا آن ها بتوانند فرم ها و گزارش های سفارشی قدرتمندتری بسازند.

زمان و هزینه در طی فرایند توسعه، محدودیت اصلی استفاده از اکسس برای توسعه یک برنامه تجاری کوچک و سفارشی است. افراد زیادی از ویزاردهای اکسس برای شروع فرآیند توسعه استفاده می کنند اما در ادامه متوجه می شوند که نمی توانند برنامه های خود را به تنهایی سفارشی کنند. صاحبان مشاغل کوچک اغلب این مشکل را حتی بیشتر از کاربران شخصی تجربه می کنند. تقاضا برای یک برنامه کسب و کار کوچک معمولاً بسیار بیشتر از برنامه های شخصی است. بسیاری از پزشکان، وکلا و سایر متخصصان پس از اینکه در فرآیند توسعه به بن بست می رسند از یه حرفه ای کمک می گیرند.

آنها همیشه نگران هزینه تبدیل برنامه شان به یک برنامه قابل استفاده هستند. به عنوان مثال پزشکی که برای اتوماسیون مطب خود یک سری فرم و گزارش ساخته است. همه چیز خوبه تا زمانی که به تهیه صورتحساب بیمار، ورود پرداخت ها و گزارش های دریافتی می رسد. گرچه در نگاه اول این فرایندها ساده به نظر می رسند اما در بررسی های بیشتر پزشک متوجه می شود که گزارش ها و فرم های ساخته شده با ویزارد پیچیدگی لازم را در مرحله صدور صورتحساب ندارند.

متأسفانه پزشک وقت و مهارت برنامه نویسی برای اضافه کردن ویژگی های لازم را نداشته است. بنابراین در استفاده از اکسس به عنوان ابزاری برای توسعه برنامه های تجاری کوچک باید در مورد هزینه و زمان فرآیند توسعه واقع بین بود حتی اگر جز ساده ترین برنامه ها باشند.

۳-بستر توسعه برای برنامه های اداری

اکسس برای توسعه برنامه ها برای بخش های مختلف در شرکت های بزرگ فوق العاده است. بیشتر بخش ها در شرکت های بزرگ بودجه ای برای تولید برنامه ها با طراحی خوب اختصاص می دهند.

بیشتر بخش ها معمولاً یک کارشناس کامپیوتر دارند که در طراحی فرم ها و گزارش ها کمک می کند. این باعث می شود که هر کدام از بخش ها برنامه منحصر به فردی داشته باشد. در صورت نیاز به یک فرم پیچیده، تهیه گزارش و یا برنامه نویسی، شرکت های بزرگ معمولاً منابع و پپشتیان های داخلی دارند که می توانند کمک های لازم را انجام دهند. اگر پشتیبانی وجود نداشته باشد، کار را به افراد متخصص خارج از شرکت واگذار می کنند.

۴-بستر توسعه برای برنامه های گسترده

اکسس علاوه بر اینکه برای برنامه های اداری بهترین گزینه است برای تولید برنامه های گسترده و سراسری هم مفید می باشد. میزان موفقیت به شرکت بستگی دارد. محدودیت هایی وجود دارد؛ به عنوان مثال، محدودیت تعداد کاربرانی که می توانند به صورت همزمان از برنامه با حفظ کارایی استفاده کنند و یا محدودیت تعداد رکوردهای وروردی به یک جدول بدون افت قابل توجه در عملکرد آن. تعداد و میزان این محدودیت ها به عواملی متفاوتی بستگی دارد؛ مانند:

• حجم ترافیک در شبکه چقدر است؟
• مقدار RAM چقدر است و سرور چند پردازنده دارد؟
• چگونه از سرور استفاده می شود؟ به عنوان مثال، آیا برنامه هایی مانند مایکروسافت آفیس از روی سرور بارگیری می شوند یا از کلاینت ها؟
• چه نوع کارهایی را کاربران برنامه انجام می دهند؟ به عنوان مثال، آیا جستجو می کنند؟ داده وارد می کنند؟ گزارش ها را اجرا می کنند؟ …
• اکسس و برنامه های اکسس کجا اجرا می شوند؟ (سرور یا سیستم کاربر)
• سیستم عامل شبکه چیست؟

تجربه ثابت کرده که برنامه های اکسسی که مبتنی بر شبکه های کلاینت/سرور نیستند و بیش از ۱۰ الی ۱۵ کاربر همزمان و بیش از ۱۰۰۰۰۰ رکورد دارند، عملکرد ضعیفی خواهند داشت. به یاد داشته باشید که این اعداد به عوامل ذکر شده و عملکرد قابل قبول از نظر شما و کاربران بستگی دارند. اگر این محدودیت ها در بک-اند (سمت سرور) باشند باید اکسس را به عنوان فرانت-اند (سمت کلاینت) در پایگاه داده کلاینت/ سرور در نظر بگیرید، یعنی می توانید از اکسس برای ساخت فرم ها و جدول ها استفاده کنید در حالی که ذخیره در جدول ها و پرس و جوها در سمت سرور پایگاه داده انجام می شوند.

۵-فرانت-اند برای برنامه های کلاینت/ سرور

یک پایگاه داده کلاینت/سرور مانند اس کیو ال سرور (SQL Server) یا اوراکل (Oracle)، پرس و جوها را در سمت سرور پردازش می کند و نتایج را به سیستم کاربر برمی گرداند. نرم افزار سرور نمی تواند داده ها را به کاربر نمایش دهد و اینجاست که از اکسس استفاده می شود. اکسس به عنوان بخش سمت کاربر می تواند داده های برگشتی از سرور را در گزارش ها، صفحه های اکسل یا فرم ها نمایش دهد. اگر کاربر داده را در فرم اکسس تغییر دهد، سیستم کاربر این تغییرات را به پایگاه داده در سمت سرور ارسال می کند. در نهایت می توانید یا به پایگاه داده وصل شوید که داده ها از طریق جدول ها برای شما و کاربران قابل دسترسی است یا از تکنیک هایی برای دسترسی مستقیم به داده های کلاینت/ سرور استفاده کنید.

۶-ابزاری برای برنامه های توسعه وب

از اکسس می توانید برای ساخت برنامه های وب استفاده کنید، برنامه هایی که در مرورگر اجرا می شوند. قابلیت های وب اکسس از اکسس ۲۰۱۳ به بعد بسیار توسعه یافته است.

اجزای نرم افزار access چیست ؟

پس از نصب برنامه اکسس می‌توانید به‌ راحتی دیتا بیس خود را پایه‌گذاری کرده و سپس از این داده‌ها به هر شیوه‌ای که می‌خواهید، استفاده کنید. در مقاله اکسس چیست؟ شما را با پنج قسمت مهم اکسس آفیس آشنا می‌کنیم:

• Tables

در مایکروسافت اکسس جداولی قرار دارند که سبب می‌شود اطلاعات خود را در سطرها و ستون‌های مختلف با هر تعدادی که می‌خواهید ذخیره کنید. در هر سطر می‌توان داده‌های مربوط به یک شخص خاص یا کالا و یا هر چیز دیگری را ثبت کرد که به آن رکورد می‌گویند و هر ستون درواقع به مشخصه و ویژگی خاصی از یک رکورد اشاره دارد که به نام فیلد شناخته می‌شود.

• Queries

کوئری یک سؤال است و هر نوع پرس‌وجویی که داشته باشید سبب می‌شود اطلاعات و رکوردهایی را که در ارتباط با موضوع پرسش هستند را بیابد. با استفاده از این امکان می‌توانید اطلاعات مورد نیازتان را از جداول مختلف استخراج کرده و با اعمال شروطی بر روی آن به همان‌گونه که مدنظر دارید به آن‌ها دسترسی پیداکرده و مورداستفاده قرار دهید.

Modules(ماژول‌ها) هر یک از ماژول هایی که در برنامه اکسس وجود دارد شامل یک یا چند تابع و یا زیر برنامه است که به‌صورت خصوصی یا عمومی تعریف می‌شود.

• Forms

با ورود و نمایش داده‌ها از فرم استفاده می‌کنید. این فرم‌ها پنجره‌هایی است که برای اطلاع‌رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از آن‌ها کمک می‌کند.

• Reports

اکسس یکی از ابزارهای بسیار مهم آفیس جهت گزارش است. به‌راحتی می‌توانید گزارش اطلاعات و داده‌های خود را به‌صورت نمودار و یا هر شکل دیگری که می‌خواهید دریافت کنید.

اگر اطلاعات خود را در منابع مختلفی همچون ورد یا اکسل دارید نگران نباشید اکسس این فرصت را برای شما مهیا می‌کند تا از منابع مختلف استفاده کنید و نیازی به واردکردن دوباره اطلاعات نداشته باشید و در وقتتان صرفه‌جویی کنید.

در نظر داشته باشید که اگر می‌خواهید از اکسس یا هر برنامه دیگری استفاده کنید، نیاز ندارید که به تمام ابزارهایی که در آن تعریف‌شده است دسترسی داشته باشید. تسلط کامل مهارت ویژه‌ای است که قابل‌تقدیر بوده و از آن دفاع می‌کنیم؛ اما در اکثر این برنامه‌ها ابزارها و امکاناتی وجود دارد که شاید هیچ‌گاه گذرتان به سمت آن‌ها نیفتد و نخواهید که در کارتان از آن بهره‌مند شوید؛ بنابراین خیلی به خود سخت نگیرید و قید اکسس را به خیال اینکه لازم است بر تمام آنچه دارد مسلط باشید، نزنید.

مزایای اکسس (Access) چیست؟

پایگاه‌های داده و نرم‌افزارهایی همچون اکسس در جهت نگه‌داری اطلاعات مزایای بسیاری را دربرمی‌گیرند. با استفاده از این نرم‌افزار امکان سازماندهی مشخص برای مدیریت بهتر در ثبت اطلاعات و داده‌ها فراهم می‌شود، پردازش اطلاعات سریع‌تر خواهد بود، با تعریف سطوح دسترسی به منابع پایگاه داده می‌توان امینت را افزایش داد و در نهایت، حجم وسیعی از داده‌ها را در فضایی ایمن نگه‌داری کرد.