تمام افرادی که قصد ورود به بازار کار حسابداری را دارند اولین سوالی که میپرسند این است که نرم افزار اکسل چیست و چه کاربردی دارد؟ چرا باید اکسل را یاد گرفت و آیا آموزش برنامه اکسل میتواند ورود به بازار کار حسابداران را تضمین کند؟

در این مقاله توضیح خواهیم داد نرم افزار اکسل چیست و چه کاربردی دارد و شما را با مزایا و معایب نرم افزار اکسل آشنا میکنیم. 

اکسل چیست ؟

با ظهور «رایانه‌های شخصی» (Personal Computer) یا به اختصار PC، سیستم عامل‌های مختلفی نیز به بازار آمد. سیستم عامل مانند «مایکروسافت ویندوز» (MS-Windows) امروزه به پراستفاده‌ترین سیستم عامل تبدیل شده است. همانطور که می‌دانید، سیستم عامل (Operating System) یک برنامه رایانه‌ای و نرم‌افزاری است که ارتباط بین کاربر و سخت‌افزار را برقرار کرده و از طرفی امکان مدیریت منابع کامپیوتر و فایل‌ها و همینطور حافظه‌های جانبی را میسر می‌سازد. همچنین برنامه‌های «کاربردی» (Application) یا «برنامه‌های کمکی» (Utility) تحت نظر سیستم عامل، فعالیت می‌کنند.

از آنجایی که کامپیوتر برای اجرای دستورات تکراری و انجام محاسبات با دقت و ذخیره سازی حجم زیادی از اطلاعات طراحی شده، شاید بتوان بیشترین کاربرد آن را در بدو تولد رایانه‌های شخصی، در حوزه حسابداری و مدیریت مالی در نظر گرفت.

تهیه دفترهایی که در حسابداری با ساختاری جدولی (مانند جدول سود و زیان، جدول معین و جدول کل) تولید می‌شوند، کار سخت و دقیقی است. به همین جهت تولید کنندگان رایانه‌های شخصی اولین هدف خود را حسابداران در نظر گرفتند و برای تسهیل در اجرای عملیات آن‌ها، صفحه گسترده‌ها را به بازار ارائه کردند. ولی سوال مهم آن است که صفحه گسترده و همچنین اکسل چیست؟ در ادامه به این سوال پاسخ داده و ویژگی‌های چنین نرم‌افزارهایی را مرور خواهیم کرد.

صفحه گسترده چیست؟

می‌دانید که جدول‌ها، ساختار منظمی از اطلاعات را ارائه می‌کنند. هر جدول از تعدادی «سطر» (Row) و «ستون» (Column) تشکیل شده که محل تقاطع هر سطر و هر ستون، «خانه» (Cell)  یا سلول‌های جدول را می‌سازند.

می‌توان سلول‌های جدول را به مانند متغیرها در نظر گرفت که مقادیر مختلفی را می‌پذیرند. این مقادیر می‌تواند «متن» (Text)، «عدد» (Number)، «تاریخ» (Date) و یا «زمان» (Time) باشد. هدف از ایجاد ساختار جدولی برای ثبت اطلاعات، امکان محاسبات سطری و ستونی است. پس در اکسل این امکان وجود دارد که به کمک متغیرهای معرفی شده، محاسبات و فرمول‌نویسی کنیم. بنابراین هدف اصلی برای ایجاد صفحه گسترده‌ها، انجام این گونه محاسبات است. معمولا در این حالت، جمع‌بندی یا محاسبات روی سطرها یا ستون‌ها اجرا می‌شوند.

نکته: منظور از اصطلاح گسترده (Spread)، وجود تعداد سطرها و ستون‌های متعدد است. جدول یا دفتر روزنامه یا دفتر معین نیز، شامل چندین ستون و چند صد سطر است. همین وضعیت را در کاربرگ‌های الکترونیک هم شاهد هستیم.

براساس این ساختار، «صفحه گسترده‌های الکترونیکی» (Electronic Spreadsheets) نیز ظهور کرد و برای کمک به فعالیت‌های کاربران، بخش اجرای محاسبات سطری و ستون و همچنین ذخیره‌سازی اطلاعات به صورت متنی و رقمی را به عهده گرفت.

نرم‌افزار VisiCalc که مخفف (Visible Calculator) بود، یکی از نرم‌افزارها صفحه گسترده پیشرو محسوب می‌شود که برای «رایانه‌های اپل» (Apple Computer) توسط شرکت (VisiCrop) در سال ۱۹۷۹ معرفی شد. در سال‌های بعد شرکت مایکروسافت، صفحه گسترده خود را به نام Multiplan و شرکت بُرلند، نرم‌افزار صفحه گسترده QuatroPro را به صورتی تجاری عرضه کردند که در محیط سیستم عامل داس (Dos Operating System) قابل اجرا بودند. «اکسل مایکروسافت» (MS-Excel) نیز در سال ۱۹۸۵ به همراه معرفی گروه «نرم‌افزارهای آفیس» (MS-Office) برپایه سیستم ویندوز معرفی و به بازار صفحه گسترده‌های الکترونیکی وارد شد.

چه نرم‌افزارهای دیگری مشابه اکسل وجود دارند ؟

علاوه بر نرم افزار اکسل نرم‌افزارهای دیگری که به صورت آنلاین یا آفلاین عملکردهای مشابهی در اختیار شما قرار می‌دهند وجود دارند:

1. Google Sheets
2. OpenOffice Calc
3. LibreOffice Calc
4. Lotus 1.2.3

کاربرد اکسل در حسابداری چیست؟

قطعا که نرم افزار اکسل تنها در حسابداری کاربرد ندارد و همه میتوانند از آن برای پیشبرد اهداف کاری خود بهره ببرند. در این قسمت میخوایم به شما توضیح دهیم که کاربرد اکسل در حسابداری چیست و چرا باید در یادگیری اصول حسابداری آموزش اکسل را جزو برنامه های کاری خود قرار داد.

• این برنامه یک منبع آزمایش شده و کاربردی است

برای بینش مالی و تجزیه و تحلیل اعداد و جمع آوری داده های غیر عددی، Excel همچنان ابزار انتخابی در سراسر حوزه حسابداری و مالی است.

اکسل که اولین بار در سال 1985 شروع به کار کرد، علیرغم تغییرات گسترده تکنولوژیکی، به عنوان یک پایه اصلی در بیشتر صنایع باقی مانده است.

برای تجزیه و تحلیل داده‌ها، مدیریت بودجه، پیش‌بینی و مدل‌سازی عملکرد مالی استفاده می‌شود، و امروزه جزء اصلی تجارت است.

شما میتوانید با استفاده از نرم افزار اکسل ساده ترین کار ها از تبدیل تاریخ میلادی به شمسی در اکسل تا پیچیده ترین محاسبات را انجام دهید.

• امکان تحلیل و آنالیز پیچیده را فراهم می کند.

اکسل توانایی انجام تجزیه و تحلیل کیفی داده را به کاربران ارائه می دهد، که بخشی از دلیل ارزشمند بودن آن در صنعت حسابداری و مالی است. این برنامه به شما امکان می دهد انبوه داده ها وارد کرده و تفسیر کنید.

معمولاً از حسابداران سطح متوسط انتظار می رود که چیزهایی مانند نحوه استفاده از VLookups و توابع HLookup و جداول محوری را بدانند. از سوی دیگر، حسابداران پیشرفته باید بدانند که چگونه ماکرو بنویسند و برنامه نویسی اولیه بصری یا اسکریپت VBA را انجام دهند.

شما میتوانید با استفاده از نرم افزار اکسل کدینگ انبار را به صورت حرفه ای انجام دهید و داده های ورودی را تجزیه و تحلیل کنید.

• پیشرفت شما را تضمین میکند

اکسل ابزار اصلی اکثر شرکت‌های حسابداری است که برای پیش‌بینی و تسهیل رشد یک شرکت و همچنین کمک به تصمیم‌گیرندگان در تعیین اینکه یک سیستم به چه چیزی نیاز دارد و چه تغییراتی باید اعمال شود، استفاده می‌شود.

حتی اگر از اکسل متنفر باشید، این یکی از آن پلتفرم هایی است که نمی توانید در دنیای حسابداری از آن اجتناب کنید، مهم نیست که چقدر مقام ارشد دارید. از تحلیلگران، مدیران و حتی مدیران حسابداری انتظار می رود که به آن تسلط داشته باشند و بتوانند با حداکثر کارایی از آن استفاده کنند.

برای ماندن در حسابداری، باید یاد بگیرید که آن را دوست داشته باشید یا حداقل از آن به درستی استفاده کنید.

ذخیره‌سازی اطلاعات در اکسل چه فایده‌ای دارد ؟

ساده‌ترین کاربرد ذخیره‌سازی اطلاعات در نرم‌افزار صفحه گسترده، قابلیت نظم دادن به اطلاعات است. نوشتن و ذخیره کردن اطلاعات در قالب متنی ساده، در بسیاری موارد ممکن است باعث مشکل شدن دسترسی به آن‌ها و ایجاد بی نظمی شود.

مزیت اصلی و مهم‌تر اکسل، قابلیت طبقه‌بندی، تغییر شکل و تغییر فرمت و تهیه‌ی گزارش‌های گوناگون از اطلاعاتی است که برگه‌های گوناگون ذخیره کرده‌اید.

برای مثال ممکن است یک فایل اکسل داشته باشید که در دو برگه مجزا، درآمدها و هزینه‌های خود را ثبت کرده باشید. اکسل این قابلیت را به شما می‌دهد که اطلاعات موجود در دوبرگه را که از جنس مالی هستند، روی یک نمودار بیاورید و مشاهده کنید در طول ماه روند درآمد و هزینه‌های شما به چه صورت بوده است.

فرمول در اکسل چیست ؟

شما می‌توانید یک فرمول ساده برای جمع، تفریق، ضرب یا تقسیم مقادیر در صفحه کاری (Worksheet) خود ایجاد کنید. فرمول‌های ساده معمولا با علامت تساوی (=) شروع می‌شوند و به دنبال آن ثابت‌هایی که مقادیر عددی (Numbers) یا متنی (Text) هستند به همراه عملگرهای محاسباتی دیگر نوشته می‌شوند. البته از + یا – برای شروع فرمول نویسی نیز می‌توان استفاده کرد. برای مثال به تصویر زیر دقت کنید. در سلول A1 جمع اعداد ۲ و ۳ محاسبه شده است. واضح است که برای شروع فرمول از علامت «=» استفاده کرده‌ایم.

پس از فشردن کلید Enter از صفحه کلید، فرمول ثبت شده و نتیجه (5) درون سلول ظاهر خواهد شد. این شیوه فرمول نویسی باعث ایجاد «سلول‌های مستقل» (Independent) خواهد شد. به این معنی که اگر مقادیر مربوط به سلول‌های دیگر کاربرگ را تغییر دهیم، در نتیجه محاسبه سلول A1 تغییری بوجود نخواهد آمد. البته استراتژی ما هنگام کار با اکسل ایجاد سلول‌های وابسته است که شیوه ورود چنین فرمول‌های را در ادامه شرح خواهیم داد.

برای مشخص کردن پارامترهای یک فرمول یا محاسبه، از آدرس سلول‌ها نیز می‌توان کمک گرفت. به تصویر زیر نگاه کنید. در سلول A3 مجموع مقادیر سلول‌های A1 و A2 بدست آمده است. این شیوه فرمول نویسی باعث بوجود آمدن «سلول وابسته» (Dependent) می‌شود. در این حالت سلول‌های A1 و A2 را «سلول‌های پیش‌نیاز» (Predecessors) برای سلول A3 می‌گویند. ممکن است یک سلول پیش‌نیاز، خود یک سلول وابسته یا مستقل باشد.